¿Cómo organizar la contabilidad de tu empresa? (III)

Y llega hoy, por fin, la tercera y última parte de la serie de post sobre contabilidad que os habíamos preparado, de la mano de David Antón. que hoy escribe en el blog para definir todo lo que debemos saber  y de cómo preparar y organizar un libro de facturas recibidas (gastos).

• Para compilar toda la información en un único lugar, podemos emplear el mismo fichero del que ya  hablamos en post anteriores, duplicando los mismos campos de la pestaña activa, y creando una segunda pestaña que los contenga. 
• La idea es sencilla: habilitar una línea por cada una de las facturas a pagar, salvo en el caso de que en una misma factura vinieran dos servicios gravados con dos tipos de IVA diferentes, en cuyo caso recomendamos emplear 2 líneas.

• Por ejemplo: en una misma factura de una gran superficie aparecen los gastos generados por un catering (gravado con el 10 %) y material de oficina  (que se gravaría al 21 %)

• Por último, hay que añadir a esta nueva tabla una nueva columna, la referente al IVA.

• Por desgracia, ante la Hacienda Pública Española, no todos nuestros gastos serán deducibles. Únicamente lo serán aquellos que estén directamente relacionados con nuestra actividad empresarial o profesional o que no estén soportados documentalmente, tal y como se exige en la Ley del IVA. ¿Qué quiere decir esto? Os voy a poner un par de ejemplos ilustrativos:

• Factura del teléfono móvil/Internet: bien es sabido que existen bienes o servicios que tienen un uso compartido (profesional y personal). Y Hacienda también lo sabe… Ante esta casuística, recomendamos deducir únicamente una parte del IVA total reconocido en la factura, siempre a nuestro criterio y según lo que podamos justificar en una potencial visita a sus oficinas centrales.
• Cualquier tipo de recibo que no incluya todos los conceptos para ser considerados como una factura: el ticket de metro o el de un ticket de restaurante. Si no tienen nuestro nombre como cliente, Hacienda no los considerará como deducibles de cara al IVA.

Una vez cumplimentados todos los gastos, la suma de la columna de "bases imponibles" de vuestras facturas recibidas supondrá la totalidad de vuestros gastos a efectos de IRPF.  La diferencia entre los ingresos y los gastos de IRPF es lo que se denomina Rendimiento de nuestra Actividad Empresarial o Profesional.

Del mismo modo, la suma de las cuotas de IVA deducibles (gastos) minorará las cuotas de IVA devengadas en nuestras facturas emitidas (ingresos) y supondrán el importe de IVA a ingresar trimestralmente.

Una vez ya hemos sido capaces de confeccionar ambos libros de ingresos y de gastos, estaremos un pasito más cerca de cumplir con nuestras obligaciones tributarias. ¡Qué gran emoción!

Sin entrar en muchos más detalles. únicamente queda recordaros que vuestro asesor fiscal (o vosotros mismos si os veis capaces) debe presentar periódicamente diferentes formularios tanto para IRPF como para IVA. Y es importante que aunque no lo hagáis vosotros, si conozcáis cuáles son vuestras obligaciones tributarias, para que seáis capaces de analizar de forma crítica las cuentas y poder preguntar sobre todo aquello que no os encaje. Recordad que ante la ley el culpable de un posible error nunca será vuestro asesor fiscal.

Por norma general, y sin entrar en casos específicos, un autónomo “estándar” deberá presentar:

• Trimestralmente:
• Obligatoriamente: modelo IVA 303.
• Optativamente: el modelo 130 de IRPF (habitualmente si no retenemos en nuestras facturas que emitamos).
• Optativamente: el modelo 111 de IRPF (con el saldo de todas las facturas recibidas de nuestros proveedores, incluidos nuestros empleados asalariados, que lleven retención de IRPF, y por lo tanto, nos obligue a ingresarlo mediante este formulario).

• Anualmente:
• Obligatoriamente el modelo IVA 390, resumen de las actividades trimestrales de IVA.
• Obligatoriamente el archifamoso modelo IRPF 100, donde desglosaremos la base imponible de nuestros ingresos y gastos fiscalmente deducibles.
• No existe un modelo 130 anual; recogemos los datos directamente en el modelo 100.
• Optativamente: el modelo 190 de IRPF, resumen de las actividades trimestrales de IRPF con terceros.
• Optativamente el modelo 347 a través del que informaremos a todos nuestros clientes y proveedores cuya facturación anual con vosotros supere los 3.005 €.

Y como os decíamos, con este post damos por finalizada la serie básica sobre contabilidad. Si estáis interesados en ampliar información sobre este tema y os interesa algún tema en concreto, no tenéis más que decírnoslo.